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CRMツールが欲しい...

CRMツールとは

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CRM(customer relationship management)というのはいわゆる顧客管理ツールのことで、コールセンターなどでよく使われています。電話が鳴ると顧客情報がポップアップし、そこに前回までのコンタクトログが一覧になって出てくるという機能が基本ですが、業種によっていろいろ特色があり、たとえば証券会社であれば交付書面の確認状況が分かったり、選択した顧客にのみメールの一斉配信をするような機能などもあったりするツールです。

ferret-plus.com

法律事務所用にもCRMが欲しい

現在、顧客とのやり取りの中心はメール(メーラーで顧客ごとにスレッド管理)なのですが、すごく無駄が多く、例えば

  • メール以外のコンタクト情報(電話やline)を一元管理できない
  • 電話の自動発信などの機能が欲しい
  • PCとスマホで同じ情報を参照したい
  • そもそもこのやり方はセキュリティ的に無防備(メールサーバー上に平文のファイルが置きっぱ)
  • 添付ファイルに暗号を掛けるとスマホから開くときに時間がかかる
  • 検索機能が糞

という問題があります。

ほとんどのお客様が(だけでなく弁護士も)暗号をかけずにファイルのやり取りしてますし、できればLineよりもSlackみたいなツールをベースのコミュニケーションツールにして、メール、アップロードファイルなどの情報を吸い出して一元管理できるようなツールがあるといいかな、と考えているのですが、そもそも論として顧客のスキルにバラつきがありすぎて難しいかなと。

各顧客ごとに最適な通信ツールでコミュニケーションし、それがログとしてたまっていき、後で確認するときは一元管理されたインターフェースで検索できるツールがあるとものすごく時間の短縮になると思います。

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理想は

  • 自分でファイルサーバーを一つ立てて、暗号化、自動バックアップ。
  • 顧客用にスマホアプリを用意し、SSL通信を確立してテキスト送信機能とファイルアップロード機能を持たせる(契約書の写真とか送ってもらうときはそっちからアップするように誘導する)。ここはウェブブラウザからSSL通信アップロードするページを作ってそれをアプリにすればすぐ作れそうだけど、アプリの審査通るか微妙。
  • 自社側からは顧客情報とその顧客からのファイル、自分で書き込んだメモを参照できるようにする。スマホからもログを残せるようにする。
  • メールやチャットは日々でログを吐き出して取り込む。

という感じが理想です。

汎用のCRMで行けるのか内製で開発した方がいいのか悩み中です。オープンソースのCRMを自分で改造とかして行けそうなのかどうか。

www.zoho.com

Zohoが安くてよいのですが、営業向けなんですよね

benzo1.sakura.ne.jp

弁護士向けの案件管理システムもあるのですが、これじゃない感が...これならエクセルでもよいのでは

 

事務所の規模が小さければ「紙のファイルで管理すれば」って話にもなりますが、相談だけで終わる案件も含めると、いちいち紙で管理するのも合理的じゃないですし、逆にここが自動化できればかなり仕事を効率化できそうです。
こういう小規模開発を個人でしている人と組んでやっていった方が効率いいのか、腕のいい若いイソ弁さんを雇って自分が開発側に回るか。

プライバシーポリシーのない法律事務所が多いのにも改めて驚き

ところで、こういうことやるにせよプライバシーポリシーつくらなきゃなと思い、他の法律事務所さんのポリシーを色々探していたのですが、個人事務所の多くが未だにプライバシーポリシー掲載してなくて驚き。

 

個人情報保護法改正されたんですけど、、、

(今年からすべての事業者が保護法の対象業者です)

 

法律事務所のコンプライアンスってどうなってるんだ(笑)。

 

うちの事務所の公式ウェブサイトまだ全然手がついていませんが、プライバシーポリシーだけは作ってますよー。

www.a-kojimachi.com

さすがにそろそろちゃんと作らなきゃと思ってます。